Su antigua dirección de correo electrónico puede pasar a manos de un desconocido en 12 meses

Ya nadie utiliza la dirección de 2011. Sigue figurando en algún registro, en una tienda a la que acude una vez al año o como dirección de contacto en una cuenta en la que rara vez piensa. El propio buzón lleva años sin abrirse.

Existe un plazo de caducidad en los proveedores alemanes GMX y WEB.DE. El apartado 5.3 de las condiciones establece lo mismo en ambos. Tras 6 meses sin iniciar sesión, los mensajes y archivos almacenados pueden eliminarse sin previo aviso. Transcurridos 12 meses, el proveedor podrá liberar las direcciones de correo electrónico registradas y ponerlas a disposición de otros usuarios. El texto en alemán no cuenta con una versión oficial en inglés, por lo que se trata de una traducción y no de una cita textual.

La dirección no desaparece. Cambia de titular.

¿Qué se considera un inicio de sesión?

Existe un malentendido persistente en torno a ese plazo. En algunos foros se afirma que solo el inicio de sesión a través de un navegador reinicia el contador. Las condiciones mencionan tres vías: un navegador web, una aplicación de correo y un cliente de correo electrónico. Cualquier persona cuyo antiguo buzón esté configurado en Thunderbird o en una aplicación del teléfono, y que siga recuperando el correo desde allí, mantiene la cuenta activa.

Esto solo cuenta mientras el cliente esté recuperando el correo de forma efectiva. Una cuenta configurada hace tres teléfonos ya suele haber dejado de recibir nada, aunque siga apareciendo en alguna aplicación.

Hay seis meses de diferencia entre los dos plazos, y ese intervalo supone una oportunidad. GMX indica en sus propias páginas de ayuda que sigue siendo posible iniciar sesión después de que se haya eliminado el contenido del buzón. Si se da cuenta del correo de advertencia dentro de ese plazo, perderá los mensajes antiguos, pero conservará la dirección. Si se da cuenta solo después de 12 meses, puede perder ambos.

De qué depende esa dirección

El perjuicio no se produce en el buzón vacío, sino en los servicios que siguen apuntando a él. Casi todas las pantallas de inicio de sesión cuentan con un enlace denominado «Olvidé mi contraseña». En la mayoría de los casos, este conduce a una única vía: un correo electrónico enviado a la dirección registrada. Quien controle esa dirección controlará la cuenta.

Google denomina este campo «dirección de correo electrónico de recuperación» y lo incluye en la sección «Seguridad» de la cuenta. Microsoft archiva los mismos datos en «información de seguridad». Las tiendas, los foros y los servicios más pequeños a menudo no disponen de ninguna dirección de recuperación independiente, por lo que la dirección de contacto es la única vía de acceso.

Apple es la excepción. Si olvida la contraseña, se le redirige primero a un dispositivo de confianza, un iPhone o un Mac que ya haya iniciado sesión y cuente con un código de acceso. La dirección de correo electrónico no es la vía principal en este caso. El mismo mecanismo se aplica un nivel más abajo a un número de móvil antiguo. Los dispositivos que siguen conectados a sus cuentas aparecen en las listas de dispositivos.

La dirección de su antiguo empleador

Un segundo caso afecta a quienes nunca han tenido un buzón de correo gratuito. Cualquiera que haya utilizado una dirección de trabajo para asuntos privados durante un periodo de formación o en un empleo anterior debe devolverla al abandonar la empresa. El departamento de TI decide qué ocurre con ella a continuación.

Microsoft describe el procedimiento estándar en su propia documentación de administración. Cuando alguien abandona la organización, un administrador puede «asignar la dirección de correo electrónico del antiguo empleado a otro empleado, o convertir el buzón del antiguo empleado en un buzón compartido». Ambas opciones son habituales y sensatas desde el punto de vista de la empresa, ya que no deben perderse los trabajos en curso.

El acceso privado al correo es otro asunto. El sucesor recibe ahora el correo que envía una tienda para restablecer una contraseña. No hace falta que tenga mala intención para ello. Basta con que el mensaje le llegue a él.

Google y Microsoft también eliminan las cuentas privadas, aunque lo hacen más lentamente. Ambas permiten un plazo de dos años sin iniciar sesión. Google puede entonces eliminar la cuenta y su contenido, y lo notifica por correo electrónico a la propia cuenta y a la dirección de recuperación. Una dirección inactiva implica que la advertencia no llega a ninguna parte. Las direcciones de Gmail eliminadas, al menos, nunca se vuelven a asignar.

Lo que puede hacer en 10 minutos

Inicie sesión una vez en cada buzón antiguo que aún exista. El contador se reinicia y podrá ver qué servicios siguen enviando mensajes a esa dirección. Los asuntos de los mensajes de los últimos meses constituyen una lista bastante completa de sus cuentas olvidadas, y no le supondrá ningún esfuerzo de investigación.

A continuación, redirija esos servicios a una dirección que consulte a diario. Google lo guarda en «Seguridad», Microsoft en «Información de seguridad» y las tiendas suelen tenerlo en el perfil. Si existe una dirección de recuperación independiente, debe pertenecer a un proveedor distinto al de la cuenta principal; de lo contrario, una interrupción del servicio dejaría inactivas ambas.

Esto deja la incómoda cuestión de si el propio buzón de correo está protegido. Una cuenta que solo sirva como vía de acceso de emergencia sigue necesitando su propia contraseña y autenticación de dos factores, ya que da acceso a todas las demás. El lugar donde deben guardarse los códigos de seguridad, sin entregárselos a un ladrón de información, se trata en nuestro artículo sobre códigos de seguridad.

Si la dirección ya no está disponible desde hace tiempo y ahora la tiene otra persona, la solución pasa por los propios servicios. La mayoría de los proveedores le permiten cambiar la dirección de contacto mientras aún pueda iniciar sesión con la contraseña, y eso es lo primero que debe hacer en todas las cuentas afectadas. Si además ha olvidado la contraseña, la limpieza se convierte en un caso de asistencia técnica con un resultado incierto.

Cualquier persona que ya no necesite en absoluto el antiguo buzón de correo debería, en primer lugar, desvincular todos los servicios que apunten a él y, posteriormente, eliminarlo. De este modo, la dirección quedará tan libre como lo estaría tras la fecha límite, solo que en el momento que usted elija.